Adriana Niedoszewska

Departament Programów Przedakcesyjnych i Strukturalnych

Ministerstwo Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej

System wdrażania Europejskiego Funduszu Społecznego

Podstawowe pojęcia i ich definicje

    Podstawy Wsparcia Wspólnoty - jest to dokument przyjęty przez Komisję Europejską, w uzgodnieniu z Rządem Rzeczpospolitej Polskiej, po doko­naniu oceny Narodowego Planu Rozwoju, który zawiera strategie i priorytety działań funduszy strukturalnych oraz Rzeczpospolitej Polskiej, ich cele szczegółowe, wielkość wkładu funduszy strukturalnych i innych środków finansowych; dokument ten podzielony jest na priorytety i wdrażany za pomocą kilku programów operacyjnych,

    Instytucja płatnicza - odpowiada za przygotowanie i składanie wniosków o płatności oraz otrzymywanie płatności z Komisji Europejskiej w ramach Podstaw Wsparcia Wspólnoty, w Polsce funkcję tę dla wszystkich funduszy strukturalnych oraz Funduszu Spójności pełnić będzie wyłącznie Ministerstwo Finansów,

    Instytucja pośrednicząca - jest to instytucja publiczna lub instytucja spoza sektora finansów publicznych albo organ administracji publicznej wyznaczony przez instytucję zarządzającą do realizacji priorytetów i działań określonych w poszczególnych programach operacyjnych,

    Beneficjenci końcowi - są to instytucje oraz firmy publiczne i spoza sektora finansów publicznych odpowiedzialne za zlecanie realizacji zadań; w przypadku programów pomocy realizowanych zgodnie z art. 87 Traktatu i w przypadku pomocy przyznanej przez podmioty wyznaczone przez Rząd RP, beneficjentami końcowymi są podmioty, które przyznają pomoc.

W chwili obecnej w odniesieniu do EFS trwają prace nad programem operacyjnym, który współfinansowany będzie wyłącznie z tego funduszu i nazwany został Sektorowym Programem Operacyjnym Rozwoju Zasobów Ludzkich (SPO RZL). Jednakże to nie jedyny program operacyjny, którego założenia (priorytety i działania) wspierane będą z EFS. Także Zintegrowany Program Operacyjny Rozwoju Regionalnego (ZPORR), jedyny program operacyjny, który będzie miał charakter tzw. wielofunduszowy, zawiera działania, których wsparcie będzie udzielane z EFS.

SPO RZL (program operacyjny jednofunduszowy) zarządzany będzie centralnie, a realizacja poszczególnych działań określonych w tym programie powierzona zostanie beneficjentom końcowym, wśród których znajdą się podmioty usytuowane na poziomie województw.

Zarządzanie SPO RZL powierzone zostanie Ministerstwu Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej (MGPiPS)    

    Instytucjami pośredniczącymi, zajmującymi się realizacją SPO RZL będą:

• MGPiPS

• Ministerstwo Edukacji Narodowej i Sportu (MENiS).

    Jako końcowi beneficjenci w SPO RZL zapisani zostali:

• MGPiPS,

• MENiS,

• Wojewódzkie urzędy pracy,

• Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych,

• Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości.

    W przypadku ZPORR zakładany system wdrażania przedstawia się w sposób następujący:

• instytucja zarządzająca - MGPiPS,

• instytucje pośredniczące - urzędy wojewódzkie w zakresie płatności, monitoringu i kontroli oraz urzędy marszałkowskie w zakresie programowania oraz wyboru projektów,

• końcowi beneficjenci w przypadku działań wspieranych z EFS - urzędy marszałkowskie, współpracujące w tym zakresie głównie z wojewódzkimi urzędami pracy.

    Każdej z ww. instytucji powierzone zostaną funkcje, określone przepisami Unii Europejskiej. Do podstawowych zadań instytucji zarządzającej należeć będzie m. in.:

• ogólna koordynacja i monitorowanie realizacji SPO RZL,

• przygotowywanie raportów z realizacji SPO RZL,

• opracowywanie dokumentów programowych (np. programu operacyjnego),

• ocena postępów realizacji SPO RZL,

• przekazywanie instytucji płatniczej (Ministerstwu Finansów) zatwierdzonych przez siebie wniosków o środki z EFS, przygotowanych przez instytucje pośredniczące,

• zawieranie tzw. umów finansowych z beneficjentami końcowymi, w których zapisane zostaną kwoty środków przekazywanych na realizację zatwierdzonych w ramach SPO RZL projektów,

• przygotowywanie propozycji dotyczących przesuwania w ramach SPO RZL środków przypisanych poszczególnym działaniom SPO RZL.

    Instytucje pośredniczące natomiast odpowiadać będą w szczególności za:

• bezpośrednią współpracę z beneficjentami końcowymi,

• opracowywanie dla instytucji zarządzającej wniosków o środki z EFS,

• potwierdzanie, iż wydatki poniesione przez końcowych beneficjentów w ramach SPO RZL kwalifikują się do finansowania z EFS,

• przygotowywanie kwartalnych raportów o postępie w realizacji SPO RZL,

• informowanie instytucji zarządzającej o nieprawidłowościach w wydatkowaniu EFS.

    Końcowi beneficjenci zobligowani będą w szczególności do:

• wyboru projektów realizowanych w ramach poszczególnych działań SPO RZL,

• po zatwierdzeniu przez komitet sterujący wybranych przez siebie projektów i podpisaniu z instytucją zarządzającą umowy finansowania, podpisywanie umów na realizację projektów z projektodawcami,

• przedkładanie instytucjom pośredniczącym (właściwym dla poszczególnych końcowych beneficjentów) wniosków o płatności z EFS, sporządzanych na podstawie faktur przedkładanych przez projektodawców,

• zwrot przez projektodawców wydatków na realizację zatwierdzonych w ramach SPO RZL projektów,

• opracowywanie raportów z wdrażania działań, za które poszczególni beneficjenci końcowi będą odpowiedzialni,

• bieżący monitoring realizacji projektów,

• przeprowadzanie kontroli w miejscu realizacji projektów,

• udzielanie informacji wszystkim zainteresowanym o możliwościach realizacji projektów w ramach SPO RZL.

    W systemie wdrażania poszczególnych funduszy strukturalnych, w tym EFS, szczególne znaczenie mają Komitety Monitorujące. W przypadku Polski zakłada się, iż w celu zapewnienia właściwego monitorowania, ewaluacji oraz zapewnienia efektywnego wydatkowania funduszy strukturalnych utworzone zostaną następujące Komitety Monitorujące:

• Komitet Monitorujący Podstawy Wsparcia Wspólnoty,

• Komitety Monitorujące dla poszczególnych sektorowych programów operacyjnych i Inicjatyw Wspólnotowych INTERREG, EQUAL oraz

• Komitet Monitorujący ZPORR na poziomie instytucji zarządzającej i podkomitety monitorujące w każdym z 16 województw.

Powodem przypisywania Komitetom Monitorującym tak ważnej roli w systemie wdrażania funduszy strukturalnych jest fakt, iż w ich skład wchodzić będą przedstawiciele poszczególnych instytucji biorących udział we wdrażaniu funduszy strukturalnych, jak i reprezentanci władz samorządowych, partnerów społecznych oraz instytucji pozarządowych, a także w roli obserwatorów przedstawiciele Komisji Europejskiej.

    Podstawowymi zadaniami Komitetu Monitorującego SPO RZL będą m. in.:

• zatwierdzanie kryteriów wyboru projektów, które będą mogły być realizowane w ramach SPO RZL,

• zatwierdzanie rocznego planu finansowego dla poszczególnych priorytetów SPO RZL,

• zatwierdzanie przedłożonych przez instytucję zarządzająca propozycji przenoszenia środków w ramach kwot przypisanych poszczególnym działaniom SPO RZL,

• zatwierdzanie wskaźników monitorowania SPO RZL odpowiadających wskaźnikom określonym w Narodowym Planie Rozwoju,

• zatwierdzanie rocznych i końcowych raportów z realizacji SPO RZL, które przekazywane będą Komisji Europejskiej.

    Komitet Monitorujący SPO RZL będzie również rekomendował instytucji zarządzającej Podstawami Wsparcia Wspólnoty zmiany w systemie wdrażania funduszy strukturalnych oraz systemu zarządzania tymi funduszami.

    Dla przedstawienia pełnego systemu wdrażania EFS koniecznym jest również opisanie roli, jaką odgrywał będzie wspomniany w opisie podstawowych zadań końcowego beneficjenta EFS, komitet sterujący. Otóż założono, iż na poziomie priorytetu określonego w programie operacyjnym utworzony zostanie komitet sterujący wyborem projektów. Ze względu na to, że SPO RZL przewiduje realizację 3 priorytetów, w ramach tego programu operacyjnego utworzone zostaną trzy komitety sterujące. W ich skład wchodzić będą przedstawiciele instytucji zarządzającej SPO RZL, instytucji płatniczej, instytucji pośredniczących właściwych dla poszczególnych priorytetów, beneficjentów końcowych działań przewidzianych do realizacji w ramach priorytetów, a także reprezentanci projektodawców, ubiegających się o realizację projektów w ramach działań zapisanych w poszczególnych priorytetach. Komitety sterujące ograniczać się będą do zatwierdzania wykazu projektów wybranych do realizacji przez końcowych beneficjentów. Projekty zatwierdzone przez komitety sterujące będą podstawą zawarcia umów finansowych pomiędzy instytucją zarządzającą SPO RZL a końcowymi beneficjentami. Tym samym będą one podstawą zawarcia umów na realizację projektów pomiędzy projektodawcami a końcowymi beneficjentami. W tym miejscu zauważyć należy, że zakłada się, iż projektodawcami w ramach SPO RZL będą mogły być m. in. instytucje pozarządowe, powiatowe urzędy pracy, podmioty z sektora finansów publicznych. Jednakże kryteria wyboru oraz zasady realizacji projektów określone zostaną w obecnie opracowywanych podręcznikach wdrażania EFS, które dostępne będą dla wszystkich zainteresowanych realizacją projektów w ramach SPO RZL lub ZPORR. Poza tym każdy potencjalny projektodawca zainteresowany realizacją projektu w ramach SPO RZL będzie wypełniał wniosek/aplikację, która oceniana będzie przez końcowych beneficjentów pod względem formalnym i merytorycznym.

    Opisując system wdrażania EFS nie sposób pominąć tak ważnej kwestii, jak kontrola zarówno merytoryczna, jak i finansowa działań wdrażanych w ramach SPO RZL. Już na wstępie tego artykułu wspomniałam o tzw. kwalifikowalności wydatków ponoszonych w związku z realizacją SPO RZL. Jest to bardzo istotne, gdyż w przypadku składania wniosków o środki z EFS kwalifikowalność musi być wykazana, a w przypadku, gdy Komisja Europejska uzna wydatek za niekwalifikujący się do pokrycia ze środków EFS nie zostanie on zwrócony państwu członkowskiemu. Oczywiście wykaz wydatków, które uznawane są w Unii Europejskiej za kwalifikujące się do pokrywania z EFS, określony został szczegółowo w regulacjach prawnych Unii. Ponadto w celu zapewnienia, że ponoszone w ramach SPO RZL oraz ZPORR wydatki kwalifikują się do  refundowania z EFS powołana zostanie jednostka monitorująco-kontrolna EFS. Utowrzona zostanie ona w MGPiPS, ale będzie niezależna od instytucji zarządzającej SPO RZL i ZPORR. Jej podstawowym zadaniem będzie kontrola, czy wydatki przedkładane do pokrycia z EFS i przedstawiane we wnioskach o środki z EFS mogą być z tego funduszu pokrywane. Jednostka ta będzie miała także za zadanie udzielanie odpowiedzi na zapytania poszczególnych instytucji uczestniczących we wdrażaniu EFS, a w szczególności końcowych beneficjentów, dotyczące ponoszonych w ramach projektów wydatków i ich kwalifikowalności.

    Kontrola to również audyt wewnętrzny, który zapewniony musi zostać w strukturze wszystkich uczestniczących we wdrażaniu EFS podmiotów, a więc w instytucji zarządzającej, instytucjach pośredniczących oraz w strukturze organizacyjnej końcowych beneficjentów. Komórki audytu muszą mieć charakter niezależny w stosunku do zadań, jakie ww. podmiotom przypisane zostaną w ramach wdrażania EFS.

Opisany system wdrażania EFS wymaga przygotowania nie tylko od strony organizacyjnej, ale również od strony merytorycznej. Dlatego szczególne znaczenie w bieżącym roku będą miały szkolenia z zakresu EFS z uwzględnieniem roli, jaką odgrywać będą podmioty uczestniczące we wdrażaniu tego funduszu strukturalnego. Wiąże się to również z potrzebą promocji EFS oraz zasad jego wdrażania/wydatkowania, ale także z potrzebą informowania o działaniach, które w ramach tego funduszu przewiduje się do realizacji na podstawie SPO RZL i ZPORR.